Vrijwilligers verbinden

Privacybeleid

PRIVACYREGLEMENT VENZO (STICHTING VRIJWILLIGERS EN ZO)

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

1.2 Het verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.3 Het verstrekken van persoonsgegevens : het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens .

1.4 Het verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

1.5 Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

1.6 De betrokkene: de persoon of organisatie die vrijwilligerswerk wil doen, doet, gedaan heeft, aanbiedt en over wie gegevens zijn vastgelegd in de registratie; de persoon of organisatie die een training of cursus op het gebied van vrijwilligerswerk wil doen, doet, heeft gedaan of aanbied.

1.7 De verantwoordelijke: het bestuur van Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO);

1.8 Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.9 Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

1.10 Het College Bescherming Persoonsgegevens: het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet

geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

3. Doel

3.1 Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP.

3.2 Dit reglement is van toepassing binnen Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO), te Amsterdam en is een uitwerking van de melding van de verwerking van persoonsgegevens aan het College bescherming persoonsgegevens (CBP).

4. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

4.1 Het doel van het verwerken van persoonsgegevens is, te kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de doeleinden zoals genoemd in de statuten van Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO) en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.

4.2 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

4.3 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4.4 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

  • De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
  • Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.

5. Verwerking van persoonsgegevens

5.1 Het verwerken van persoonsgegevens bevat gegevens met betrekking tot personen of organisaties, die:

5.1.1 Vrijwilligerswerk in welke vorm dan ook

a. willen gaan doen
b. doen
c. gedaan hebben
d. aanbiedt

en die zich daartoe hebben ingeschreven bij de Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO).

5.1.2 Een training c.q. cursus van Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO).

a. willen gaan doen
b. doen
c. gedaan hebben
d. aanbiedt

en die zich daartoe hebben ingeschreven bij Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO).

5.2 Van de in artikel 5 genoemde categorieën van personen of organisaties worden ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:

5.2.1 Van de in artikel 5.1.1 genoemde categorieën van personen en organisaties worden de volgende gegevens verwerkt:

a. NAW-gegevens
b. Telefoonnummer
c. Geboortedatum
d. Geslacht
e. Opleiding
f. Soort inkomen
g. Rijbewijs
h. Nationaliteit
i. Culturele achtergrond
j. Soort uitkering
k. Duur werkloosheid

5.2.2 Van de in artikel 5.1.2 genoemde categorieën van personen en organisaties worden de volgende gegevens verwerkt:

a. NAW-gegevens
b. Telefoonnummer
c. Geslacht

5.3 De opgenomen gegevens zijn uitsluitend afkomstig van de betrokkene vrijwilligers zelf en/of van de organisatie waarbij zij als vrijwilliger werkzaam zijn of zijn geweest.

 

6. Informatieverstrekking van gegevens

6.1 Binnen de Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO) kunnen persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld:

a. aan degene die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening aan de vrijwilligers.

b. aan degene wier taak het is de verleende diensten te controleren en te toetsen voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van hun taak.

6.2 Buiten de Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO) kunnen persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld:

a. voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij actuele dienstverlening aan de vrijwilligers; in dit geval alleen met de uitdrukkelijke mondelinge of schriftelijke toestemming van de betrokkene;

b. ten behoeve van statistiek en beleid, in het bijzonder aan de subsidiënten van de Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO); persoons(organisatie)gegevens worden desgevraagd in dit geval slechts in zodanige vorm verstrekt, dat zij redelijkerwijs niet door de ontvanger tot individuele personen of organisaties herleidbaar zijn.

c. voor het overige slechts op basis van wettelijke titel.

6.3 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij niet tot individuele personen of organisaties herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze aan een derde te verstreken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.

6.4 Voor iedere ter beschikkingstelling van persoons(organisatie)gegevens aan derden die niet omschreven staan in bovenstaande leden a,b of c is de schriftelijke toestemming van de betrokkene vereist.

6.5 De verantwoordelijke is verplicht, de gegevens volledig te anonimiseren dan wel geheel te verwijderen als door het aanhouden van de registratie zeer grote schade toegebracht kan worden aan betrokkenen, door wettelijke maatregelen of anderszins.

7. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

7.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

7.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

7.3 Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijk vergoeding in rekening worden gebracht.

7.4 Recht op inzage kan worden geweigerd als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt.

8. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

8.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

8.2 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.

8.3 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

8.4 De betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens.

8.5 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van een schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

8.6 De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereis is.

9. Bewaartermijn

9.1 De verantwoordelijke bewaart de persoons(organisatie)gegevens niet langer dan anderhalf jaar nadat het laatste contact tussen de Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO) en de betrokkene heeft plaatsgehad, tenzij de betrokkene om eerdere of later verwijdering verzoekt; in dat geval geldt de datum die de betrokkene opgeeft, een en ander met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften.

9.2 Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen of organisaties onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

10. Melding van een verwerking van gegevens

10.1 Een geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de realisatie van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

11. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij een andere reden tot klagen heeft, dient hij zich te wenden tot :

a. De verantwoordelijke van de registratie. Indien binnen Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO) een regeling functioneert voor onafhankelijke klachtenbehandeling, kan hij of zij gebruik maken

van deze regeling; één en ander onverminderd de wettelijke bepalingen met betrekking tot bezwaar en beroep. Indien deze procedure nog niet in werking is gesteld, kan men zich richten tot het bestuur van Venzo (Stichting Vrijwilligers en ZO).

b. Het College Bescherming Persoonsgegevens en conform de WBP verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens.

12. Inwerkingtreding

12.1 Dit reglement is in werking getreden per 1 januari 2016 en bij de verantwoordelijke in te zien.

12.2 Desgewenst kan tegen kostprijs afschrift van dit reglement en de toelichting worden verkregen.

12.3 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.

12.4 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.